Informácie o spracúvaní osobných údajov
Spoločnosť SLOVAKIA TAX s. r. o. rešpektuje súkromie svojich klientov, obchodných partnerov, návštevníkov webového sídla a ďalších osôb, ktorých osobné údaje spracúva.
Osobné údaje spracúvame zákonným, korektným a transparentným spôsobom, iba v rozsahu potrebnom na konkrétny účel a počas nevyhnutnej doby.
Tieto informácie vysvetľujú najmä:
- aké osobné údaje spracúvame,
- na aké účely ich používame,
- na akom právnom základe ich spracúvame,
- ako dlho ich uchovávame,
- komu ich môžeme poskytovať,
- aké práva majú dotknuté osoby.
Pri spracúvaní osobných údajov postupujeme najmä podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 („GDPR“), zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a ďalších príslušných právnych predpisov Slovenskej republiky.
1. Prevádzkovateľ
SLOVAKIA TAX s. r. o.
Sídlo: Vajanského nábrežie 5, 811 02 Bratislava
IČO: 44 746 016
DIČ: 2022812407
IČ DPH: SK2022812407
Web: www.slovakiatax.sk
E-mail: info@slovakiatax.sk
Telefón: +421 903 929 944
V otázkach týkajúcich sa spracúvania osobných údajov nás môžete kontaktovať elektronicky na uvedenej e-mailovej adrese alebo písomne na adrese sídla spoločnosti.
2. Postavenie SLOVAKIA TAX pri spracúvaní osobných údajov
V závislosti od konkrétnej situácie môže spoločnosť SLOVAKIA TAX s. r. o. vystupovať ako prevádzkovateľ alebo ako sprostredkovateľ osobných údajov.
2.1. SLOVAKIA TAX ako prevádzkovateľ
Ako prevádzkovateľ vystupujeme najmä pri spracúvaní osobných údajov:
- klientov a potenciálnych klientov,
- kontaktných osôb klientov,
- dodávateľov a obchodných partnerov,
- osôb komunikujúcich so spoločnosťou,
- návštevníkov webového sídla,
- na účely vlastného účtovníctva a fakturácie,
- pri plnení zákonných a AML povinností,
- pri ochrane právnych nárokov,
- pri oprávnene vykonávanej obchodnej a marketingovej komunikácii.
2.2. SLOVAKIA TAX ako sprostredkovateľ
Pri poskytovaní účtovných, mzdových, personálnych, daňových alebo administratívnych služieb môžeme osobné údaje spracúvať v mene klienta.
V takom prípade je prevádzkovateľom osobných údajov spravidla náš klient a SLOVAKIA TAX s. r. o. vystupuje ako sprostredkovateľ podľa článku 28 GDPR.
Môže ísť najmä o údaje:
- zamestnancov klienta,
- bývalých zamestnancov,
- uchádzačov o zamestnanie,
- zákazníkov,
- dodávateľov,
- obchodných partnerov,
- fyzických osôb uvedených v účtovných dokladoch klienta.
Takéto osobné údaje spracúvame podľa pokynov klienta a v rozsahu potrebnom na poskytovanie objednaných služieb.
3. Účely a právne základy spracúvania
3.1. Kontaktný formulár, e-mailová, telefonická a iná komunikácia
Ak nás kontaktujete prostredníctvom webového formulára, e-mailu, telefónu, osobne alebo iným spôsobom, môžeme spracúvať najmä:
- meno a priezvisko,
- názov spoločnosti,
- pracovnú pozíciu,
- e-mailovú adresu,
- telefónne číslo,
- obsah komunikácie,
- údaje, ktoré nám dobrovoľne poskytnete.
Účelom spracúvania je vybavenie dopytu, odpoveď na otázku, príprava cenovej ponuky alebo komunikácia o možnej spolupráci.
Právnym základom je najmä:
- článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR – vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na žiadosť dotknutej osoby, alebo
- článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem na riadnom vybavovaní obchodnej a všeobecnej komunikácie.
Ak z komunikácie nevznikne obchodný alebo zmluvný vzťah, údaje spravidla uchovávame najviac 12 mesiacov od ukončenia komunikácie, pokiaľ nie je dlhšie uchovanie potrebné na ochranu právnych nárokov.
4. Predzmluvné vzťahy a príprava ponuky
Ak prejavíte záujem o naše služby, môžeme spracúvať údaje potrebné na:
- identifikáciu klienta,
- zistenie požadovaného rozsahu služieb,
- prípravu cenovej ponuky,
- posúdenie podmienok spolupráce,
- prípravu zmluvnej dokumentácie,
- komunikáciu pred uzatvorením zmluvy.
Právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
Ak komunikujeme s kontaktnou osobou právnickej osoby, právnym základom môže byť aj článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem na obchodnej komunikácii a uzatvorení a plnení obchodného vzťahu.
5. Poskytovanie služieb a plnenie zmluvy
Po uzatvorení zmluvného vzťahu spracúvame osobné údaje potrebné na:
- vedenie klientského vzťahu,
- komunikáciu s klientom,
- poskytovanie objednaných služieb,
- administráciu spolupráce,
- evidenciu požiadaviek,
- fakturáciu,
- evidenciu platieb,
- riešenie reklamácií a podnetov.
Ak je klientom fyzická osoba, právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
Pri osobných údajoch zamestnancov alebo kontaktných osôb právnických osôb je právnym základom najmä článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem na riadnom poskytovaní služieb a komunikácii s klientom.
6. Fakturácia, účtovníctvo a daňové povinnosti
Osobné údaje spracúvame aj na účely:
- vystavovania faktúr,
- evidencie platieb,
- vedenia vlastného účtovníctva,
- plnenia daňových povinností,
- uchovávania účtovnej dokumentácie,
- plnenia ďalších zákonných povinností spoločnosti.
Právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR – splnenie zákonnej povinnosti.
Spracúvať môžeme najmä:
- meno a priezvisko,
- obchodné meno,
- adresu,
- IČO,
- DIČ,
- IČ DPH,
- bankové údaje,
- údaje o platbách,
- údaje uvedené na účtovných a daňových dokladoch.
Účtovné záznamy uchovávame počas lehôt stanovených príslušnými právnymi predpismi. Účtovné doklady a viaceré ďalšie účtovné záznamy sa štandardne uchovávajú desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
7. AML – ochrana pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti
SLOVAKIA TAX s. r. o. môže byť pri poskytovaní účtovníckych služieb povinnou osobou podľa zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu.
Na splnenie zákonných AML povinností môžeme spracúvať najmä:
- meno a priezvisko,
- dátum narodenia,
- rodné číslo, ak je jeho spracúvanie zákonom dovolené alebo vyžadované,
- adresu trvalého alebo iného pobytu,
- štátnu príslušnosť,
- údaje z dokladu totožnosti,
- údaje o osobe konajúcej za klienta,
- údaje o vlastníckej a riadiacej štruktúre klienta,
- údaje o konečnom užívateľovi výhod,
- informácie potrebné na posúdenie rizikového profilu klienta,
- údaje o politicky exponovaných osobách,
- informácie týkajúce sa obchodného vzťahu a vykonávaných obchodov,
- ďalšie informácie vyžadované AML predpismi.
Právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR – splnenie zákonnej povinnosti.
AML údaje a dokumentáciu uchovávame spravidla päť rokov od skončenia zmluvného vzťahu s klientom alebo od vykonania príslušného obchodu.
Ak to vyžaduje príslušný orgán v súlade so zákonom, táto lehota môže byť predĺžená.
8. Spracúvanie údajov pri účtovných a mzdových službách
Pri spracúvaní účtovníctva alebo mzdovej a personálnej agendy klienta môžeme mať prístup najmä k:
- menu a priezvisku,
- dátumu narodenia,
- rodnému číslu,
- adrese,
- kontaktným údajom,
- údajom o pracovnom pomere,
- údajom o mzde a odmenách,
- údajom o bankovom účte,
- údajom o daniach,
- údajom o zdravotnom a sociálnom poistení,
- údajom o neprítomnosti,
- údajom o zrážkach zo mzdy,
- exekučným údajom,
- údajom uvedeným na účtovných dokladoch.
V nevyhnutných prípadoch môže mzdová alebo personálna agenda obsahovať aj osobitné kategórie osobných údajov, najmä údaje týkajúce sa zdravia.
Pri tomto spracúvaní spravidla vystupujeme ako sprostredkovateľ a osobné údaje spracúvame v mene klienta.
9. Ochrana práv a právnych nárokov
Osobné údaje môžeme spracúvať aj v prípade, ak je to potrebné na:
- ochranu našich práv,
- preukazovanie splnenia našich povinností,
- vymáhanie pohľadávok,
- riešenie reklamácií,
- riešenie súdnych alebo správnych sporov,
- obhajovanie právnych nárokov.
Právnym základom je článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem na ochrane našich práv a právnych nárokov.
Údaje uchovávame počas trvania príslušných premlčacích lehôt a v prípade sporu až do jeho právoplatného ukončenia a vysporiadania súvisiacich nárokov.
10. Priamy marketing a obchodná komunikácia
Svojim existujúcim alebo potenciálnym obchodným klientom môžeme v prípadoch dovolených právnymi predpismi zasielať informácie o našich vlastných službách.
Pri použití osobných údajov na tento účel môže byť právnym základom článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR – náš oprávnený záujem na propagácii vlastných služieb.
Pri elektronickej marketingovej komunikácii postupujeme zároveň podľa zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách.
Na obchodnú komunikáciu môžeme v zákonom dovolených prípadoch využívať napríklad:
- kontaktné údaje získané v súvislosti s predchádzajúcim obchodným vzťahom,
- zverejnené obchodné kontaktné údaje právnických osôb,
- zverejnené obchodné kontaktné údaje fyzických osôb – podnikateľov,
- údaje, pri ktorých nám dotknutá osoba udelila príslušný súhlas.
Marketingovú komunikáciu nebudeme zasielať osobe, ktorá jej ďalšie zasielanie odmietla.
Každému príjemcovi marketingovej elektronickej komunikácie umožňujeme ďalšie zasielanie správ jednoducho a bezplatne odmietnuť.
Ak dotknutá osoba namietne spracúvanie svojich osobných údajov na účely priameho marketingu, osobné údaje na tento účel ďalej nespracúvame.
V nevyhnutnom rozsahu môžeme následne uchovávať informáciu o námietke alebo odhlásení, aby sme zabezpečili, že daná osoba nebude opätovne kontaktovaná v rozpore s jej požiadavkou.
11. Newsletter
Ak na webovom sídle umožňujeme prihlásenie na newsletter a jeho odber je založený na súhlase, právnym základom spracúvania je článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
Spracúvať môžeme najmä:
- e-mailovú adresu,
- meno, ak bolo poskytnuté,
- údaje potrebné na evidenciu udelenia alebo odvolania súhlasu.
Súhlas je dobrovoľný a môžete ho kedykoľvek odvolať prostredníctvom odkazu uvedeného v marketingovej správe alebo kontaktovaním spoločnosti.
Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.
Údaje potrebné na preukázanie udeleného alebo odvolaného marketingového súhlasu môžeme uchovávať počas obdobia vyžadovaného príslušnými právnymi predpismi.
12. Zdroje osobných údajov
Osobné údaje získavame najmä:
- priamo od dotknutej osoby,
- od našich klientov,
- od zamestnávateľa dotknutej osoby,
- od obchodných partnerov,
- z dokumentácie poskytnutej klientom,
- z verejných registrov,
- z verejne dostupných webových sídiel,
- z verejne dostupných obchodných a podnikateľských databáz,
- z ďalších zákonných zdrojov.
Pri osobných údajoch, ktoré sme nezískali priamo od dotknutej osoby, spracúvame údaje iba vtedy, ak na to existuje príslušný právny základ.
13. Príjemcovia osobných údajov
Osobné údaje neposkytujeme tretím osobám bez právneho dôvodu.
V nevyhnutnom rozsahu môžu byť osobné údaje sprístupnené najmä:
- povereným pracovníkom a spolupracovníkom spoločnosti,
- poskytovateľom účtovného a mzdového softvéru,
- poskytovateľom IT služieb,
- poskytovateľom hostingu,
- poskytovateľom cloudových a e-mailových služieb,
- poskytovateľom zálohovacích a bezpečnostných riešení,
- bankám a platobným inštitúciám,
- právnym, daňovým a iným odborným poradcom,
- audítorom,
- orgánom verejnej moci,
- Finančnej správe SR,
- Sociálnej poisťovni,
- zdravotným poisťovniam,
- súdom,
- orgánom činným v trestnom konaní,
- Finančnej spravodajskej jednotke,
- ďalším subjektom, ak poskytovanie údajov vyžaduje alebo umožňuje právny predpis.
Ak inú spoločnosť poveríme spracúvaním osobných údajov v našom mene, vyžadujeme, aby údaje spracúvala iba podľa našich pokynov a poskytovala primeranú úroveň ich ochrany.
14. Prenos osobných údajov mimo EHP
Pri využívaní niektorých informačných, cloudových, komunikačných alebo obdobných služieb môže za určitých okolností dôjsť k spracúvaniu alebo prenosu osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.
Ak k takému prenosu dochádza, zabezpečujeme, aby bol uskutočnený v súlade s kapitolou V GDPR, najmä:
- na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti,
- prostredníctvom štandardných zmluvných doložiek,
- alebo prostredníctvom iného mechanizmu dovoleného GDPR.
Informácie o konkrétnom mechanizme prenosu poskytujeme dotknutej osobe na požiadanie, ak sa takýto prenos týka jej osobných údajov.
15. Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje uchovávame iba počas doby nevyhnutnej na splnenie účelu spracúvania.
Pri určovaní lehoty prihliadame najmä na:
- účel spracúvania,
- trvanie zmluvného vzťahu,
- zákonné archivačné lehoty,
- účtovné a daňové povinnosti,
- AML povinnosti,
- premlčacie lehoty,
- potrebu preukazovať, uplatňovať alebo obhajovať právne nároky.
Najmä:
Bežné dopyty bez vzniku spolupráce: spravidla najviac 12 mesiacov od ukončenia komunikácie.
Zmluvná dokumentácia: počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas obdobia potrebného na ochranu právnych nárokov alebo splnenie zákonných povinností.
Účtovné doklady: spravidla desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, ak príslušný právny predpis nestanovuje inú dobu.
AML dokumentácia: spravidla päť rokov od skončenia obchodného vzťahu alebo uskutočnenia príslušného obchodu; v prípadoch ustanovených zákonom môže byť lehota predĺžená.
Marketing: do odvolania súhlasu, uplatnenia námietky, odhlásenia alebo do zániku príslušného účelu spracúvania.
Po uplynutí príslušnej lehoty osobné údaje vymažeme, anonymizujeme alebo bezpečne zlikvidujeme, ak ich ďalšie uchovávanie nevyžaduje právny predpis.
16. Povinnosť poskytnúť osobné údaje
V závislosti od konkrétneho účelu môže byť poskytnutie osobných údajov:
- dobrovoľné,
- potrebné na uzatvorenie alebo plnenie zmluvy,
- alebo povinné podľa príslušného právneho predpisu.
Ak nám neposkytnete údaje, ktoré sú nevyhnutné na uzatvorenie alebo plnenie zmluvy alebo na splnenie zákonnej povinnosti, nemusíme byť schopní príslušnú službu poskytnúť alebo obchodný vzťah nadviazať.
17. Práva dotknutej osoby
Za podmienok stanovených GDPR máte právo:
Právo na prístup
Máte právo získať informáciu o tom, či spracúvame vaše osobné údaje, a za podmienok GDPR získať prístup k týmto údajom.
Právo na opravu
Máte právo požadovať opravu nepresných alebo doplnenie neúplných osobných údajov.
Právo na výmaz
Za podmienok stanovených GDPR máte právo požadovať vymazanie osobných údajov.
Právo na výmaz sa neuplatní, ak je ďalšie spracúvanie potrebné napríklad na splnenie zákonnej povinnosti alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
Právo na obmedzenie spracúvania
Za podmienok článku 18 GDPR máte právo požadovať obmedzenie spracúvania osobných údajov.
Právo na prenosnosť údajov
Ak sú splnené podmienky článku 20 GDPR, máte právo získať osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a preniesť ich inému prevádzkovateľovi.
Právo namietať
Ak spracúvanie osobných údajov vykonávame na základe oprávneného záujmu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR, máte právo proti takému spracúvaniu namietať.
Priamy marketing
Ak osobné údaje spracúvame na účely priameho marketingu, máte právo proti takému spracúvaniu kedykoľvek namietať.
Po vznesení námietky nebudeme osobné údaje ďalej používať na účely priameho marketingu.
Odvolanie súhlasu
Ak je spracúvanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať.
Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.
18. Ako si môžete uplatniť svoje práva
Svoje práva si môžete uplatniť:
E-mailom:
info@slovakiatax.sk
Písomne:
SLOVAKIA TAX s. r. o.
Vajanského nábrežie 5
811 02 Bratislava
Žiadosť vybavíme v lehote stanovenej GDPR.
Ak máme odôvodnené pochybnosti o totožnosti osoby podávajúcej žiadosť, môžeme požadovať dodatočné informácie potrebné na overenie jej totožnosti.
19. Právo podať sťažnosť
Ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvame v rozpore s právnymi predpismi, máte právo obrátiť sa na:
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho Business Centrum II
Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava
Slovenská republika
Aktuálne kontaktné údaje úradu sú dostupné na jeho webovom sídle.
Uplatnením práva obrátiť sa na dozorný orgán nie je dotknuté vaše právo obrátiť sa na súd alebo využiť iné prostriedky právnej ochrany.
20. Automatizované rozhodovanie a profilovanie
Nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania podľa článku 22 GDPR, ktoré by voči dotknutej osobe vyvolávalo právne účinky alebo ju obdobným spôsobom významne ovplyvňovalo.
21. Cookies a webové sídlo
Naše webové sídlo môže používať cookies a obdobné technológie.
Nevyhnutné cookies môžeme používať v rozsahu potrebnom na správne a bezpečné fungovanie webového sídla.
Analytické, marketingové a iné nepodstatné cookies používame iba v prípadoch a spôsobom dovoleným príslušnými právnymi predpismi, najmä po získaní príslušného súhlasu, ak sa súhlas vyžaduje.
Používateľ môže svoje rozhodnutie týkajúce sa nepovinných cookies kedykoľvek zmeniť prostredníctvom nastavení cookies na webovom sídle.
Podrobnejšie informácie o používaných cookies, ich účele a dobe platnosti sú uvedené v nastaveniach cookies alebo v samostatných Zásadách používania cookies.
22. Bezpečnosť osobných údajov
Na ochranu osobných údajov prijímame primerané technické a organizačné opatrenia s prihliadnutím na charakter údajov, rozsah spracúvania a existujúce riziká.
Cieľom opatrení je najmä:
- zabrániť neoprávnenému prístupu k údajom,
- obmedziť prístup iba na oprávnené osoby,
- chrániť údaje pred stratou, poškodením alebo neoprávnenou zmenou,
- zabezpečiť primeranú ochranu informačných systémov,
- zabezpečiť primeranú ochranu elektronickej a listinnej dokumentácie,
- reagovať na prípadné bezpečnostné incidenty.
Bezpečnostné opatrenia pravidelne posudzujeme a podľa potreby aktualizujeme.
23. Zmeny týchto informácií
Tieto informácie môžeme podľa potreby aktualizovať, najmä pri:
- zmene právnych predpisov,
- zmene spôsobu spracúvania osobných údajov,
- zavedení nových služieb,
- zmene používaných informačných systémov alebo dodávateľov.
Aktuálne znenie je vždy zverejnené na webovom sídle: